Algemene voorwaarden Instituut Orbis, gevestigd te Niekerk-Grootegast (versie 01-01-2010) zoals gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel Noord-Nederland

Begrippen
Instituut Orbis: Opleidingsinstituut dat zich richt op het verlenen van onderstaande diensten.
Diensten: begeleiden van cultuurverandering binnen organisaties en het uitvoeren van trainingen, coaching, opleiding en psychotherapie.
Opdrachtnemer: Instituut Orbis, danwel de (rechts)persoon die zich door middel van een overeenkomst heeft verplicht tot het verrichten van diensten onder naam van Instituut Orbis en Instituut Orbis als zodanig vertegenwoordigt.
Opdrachtgever: eenieder die met opdrachtnemer een overeenkomst aangaat tot het verlenen van diensten.
Opdracht: schriftelijk overeengekomen afspraak tot het verlenen van diensten door opdrachtnemer aan opdrachtgever.
Deelnemer: een persoon die (namens opdrachtgever) gebruik maakt van diensten van opdrachtnemer.

Algemeen
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle werkzaamheden, aanbiedingen, offertes van en overeenkomsten tussen opdrachtnemers en opdrachtgevers, respectievelijk hun rechtsopvolgers. Alle schriftelijk tussen opdrachtgever en opdrachtnemer overeengekomen afspraken welke afwijken van deze voorwaarden gaan voor op deze algemene voorwaarden.
Alle aanbiedingen van opdrachtnemer zijn vrijblijvend. Een door opdrachtnemer uitgebrachte aanbieding vervalt na 4 weken en is herroepbaar.

Totstandkoming en wijziging van overeenkomst
Alle door opdrachtnemer en/of haar vertegenwoordigers uitgebrachte offertes zijn vrijblijvend. De overeenkomst tussen opdrachtgever en opdrachtnemer wordt eerst geacht tot stand te zijn gekomen na schriftelijke akkoordverklaring door opdrachtgever binnen de door opdrachtgever in de uitgebrachte offerte genoemde termijn.
Mondelinge toezeggingen, wijzigingen aan en aanvullingen op de overeenkomst zijn slechts van kracht voor zover deze door opdrachtnemer schriftelijk zijn bevestigd.

Aanvullingen m.b.t. opleiding/cursus op open inschrijving
Hieronder wordt verstaan een opleiding/cursus waarbij deelname open staat voor medewerkers van verschillende bedrijven danwel particulieren.
Aanmelding en totstandkoming van overeenkomst
Aanmelding vindt plaats op volgorde van binnenkomst van ondertekende inschrijfformulieren. De overeenkomst geldt nadat opdrachtnemer een door opdrachtgever ondertekend inschrijfformulier heeft ontvangen.
Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor de inschrijving binnen 14 dagen te weigeren indien opdrachtnemer van mening is dat aansluiting op de opleiding/cursus onvoldoende is.
Uitvoering van opdracht
Opdrachtnemer bepaalt de wijze waarop en door welke perso(o)n(en) de verleende opdracht uitgevoerd wordt.
Vervanging
Vervanging van deelnemers is niet toegestaan. In overleg kan hiervan worden afgeweken, zulks ter beoordeling aan opdrachtnemer.

Uitvoering van opdracht
Opdrachtnemer geeft binnen het kader van de overeenkomst op eigen wijze uitvoering aan de opdracht. Opdrachtnemer garandeert niet dat de opdracht binnen de gestelde termijn afgerond is. Genoemde termijnen zijn slechts indicatief. Er bestaat tussen opdrachtgever en opdrachtnemer nimmer een gezagsrelatie.

Aanvullingen m.b.t. werkzaamheden op het gebied van cultuurverandering binnen organisaties
Er wordt gewerkt met dagdelen. Dagdelen in de ochtend bedragen 3 á 4 uren, in de middag 4 uren en in de avond 2 á 3 uren.

Verblijfs- en accommodatiekosten
De door deelnemers (namens opdrachtgever) en opdrachtnemer gemaakte verblijfskosten alsook de accommodatiekosten komen voor rekening van opdrachtgever en worden rechtstreeks gefactureerd aan opdrachtgever.

Betalingsvoorwaarden
Alle door opdrachtnemer opgegeven prijzen zijn exclusief BTW, tenzij anders vermeld. Het factuurbedrag dient uiterlijk 14 dagen na factuurdatum bij opdrachtnemer binnen te zijn, tenzij anders in de opdrachtbevestiging staat vermeld. Alle betalingen door opdrachtgever aan opdrachtnemer worden in mindering gebracht op de eventueel opengevallen kosten en rente en voorts op de oudste nog openstaande facturen van opdrachtgever, ongeacht enige andere aanduiding. Indien opdrachtgever enige factuur van opdrachtnemer niet binnen de betalingstermijn voldoet, is opdrachtgever van rechtswege in verzuim, zonder dat enige ingebrekestelling of sommatie vereist is. Indien op de vervaldatum geen (volledige) betaling is ontvangen, is opdrachtgever 2% rente per maand verschuldigd.
Bij uitblijvende betaling zal opdrachtnemer de vordering ter incasso uit handen geven. Opdrachtgever is in dat geval naast betaling van de hoofdsom, de daarover verschuldigde rente en de aanmaningskosten gehouden tot de vergoeding van alle door opdrachtnemer geleden schade, alsmede alle buitengerechtelijke en gerechtelijke kosten. De hoogte van de buitengerechtelijke kosten bedraagt 15% van de hoofdsom, met een minimum van € 200,- exclusief BTW. Het niet op tijd voldoen van de factuur ontheft opdrachtgever niet van de aangegane verplichtingen.

Annulering
Indien opdrachtgever de opdracht annuleert of hij of deelnemer niet verschijnt, is opdrachtgever desalniettemin gehouden opdrachtnemer alle overeengekomen vergoedingen te voldoen nu opdrachtnemer over het algemeen de gereserveerdere tijd, ruimten en menskracht niet anders kan invullen of annuleren. Daarbij is de volgende regeling van kracht:
a.    100% van het offertebedrag bij annulering na aanvang van opdracht of annulering op de 1e t/m 14e dag voor aanvang van de opdracht. 50% van het offertebedrag bij annulering op de 15e tot en met 28e dag voor aanvang van de opdracht. 0% van het offertebedrag bij annulering eerder dan de 28e dag voor aanvang van de opdracht.
b.    Alle kosten van een eventueel geboekte accommodatie welke in rekening zijn of worden gebracht conform de voorwaarden van de accommodatieverschaffer.
c.    Alle kosten van een eventueel geboekt verblijf welke in rekening zijn of worden gebracht conform de voorwaarden van de aanbieder van het verblijf.
d.    Alle ontwikkelings- en voorbereidingskosten die door opdrachtnemer tot op het moment van annulering zijn gemaakt tegen het tarief zoals gehanteerd in de offerte.
Annuleringen kunnen alleen schriftelijk worden doorgegeven. De datum waarop de schriftelijke annulering bij opdrachtnemer is binnengekomen geldt als annuleringsdatum.
Bij uitblijvende betaling heeft opdrachtnemer het recht om alle werkzaamheden ten behoeve van de opdracht op te schorten. Deze opschorting zal nimmer leiden tot enig recht op schadevergoeding of restitutie van reeds betaalde bedragen.
Indien door overmacht van opdrachtgever of opdrachtnemer de opdracht niet op geplande data kan worden uitgevoerd, wordt opdrachtgever of opdrachtnemer hierover geïnformeerd. In overleg worden dan nieuwe data bepaald. Verschuiving om deze reden geeft geen recht op annulering of schadevergoeding.

Uitval docent
Bij ziekte en/of uitval van een docent zal opdrachtnemer indien mogelijk voor gelijkwaardige vervanging zorgdragen. Indien vervanging niet mogelijk blijkt te zijn, zal opdrachtnemer de cursist zo snel mogelijk hiervan in kennis stellen. Opdrachtnemer zal in dat geval zo spoedig mogelijk tot alternatieve data komen. In geval van ziekte en/of uitval van een docent heeft opdrachtgever geen recht op (schade-)vergoeding. Extra kosten voor de verzorging van lesdagen voortvloeiende uit ziekte en/of uitval van een docent liggen bij opdrachtnemer. Uitval van een docent is geen reden voor kosteloze annulering of restitutie. Hetgeen gesteld is in de eerste zin van dit artikel blijft in genoemd geval van toepassing.

Aansprakelijkheid
In geval van beweerde geleden schade door of bij opdrachtgever is de aansprakelijkheid van opdrachtnemer begrensd tot het offertebedrag dat opdrachtnemer van opdrachtgever in het kader van de opdracht zal ontvangen. Opdrachtnemer is, behoudens opzet en grove schuld, niet aansprakelijk voor indirecte, bijkomende, volg- en bedrijfsschade.
Instituut Orbis en opdrachtnemer zijn niet verantwoordelijk voor kennelijke en duidelijke fouten op haar papieren en elektronische uitingsvormen.

Geheimhouding
Alle informatie, die uit de samenwerking tussen enerzijds opdrachtnemer en anderzijds opdrachtgever voortkomt, wordt als strikt vertrouwelijk beschouwd en als zodanig behandeld.
Opdrachtnemer rapporteert niet over het persoonlijk-inhoudelijke deel van deelnemers aan opdrachtgever. De wetenschap dat men (mogelijk) beoordeeld wordt, werkt remmend op de openheid en daarmee op het gewenste resultaat van de dienst. Juist als deelnemers in veiligheid hun kwetsbare kanten tonen, is het mogelijk aan verbetering daarvan te werken. Wel is rapportage mogelijk over de uitkomst en gewenste voortzetting en acties van de deelnemer(s).

Intellectueel eigendom
Opdrachtnemer behoudt zich het recht en bevoegdheden voor die haar toekomen op grond van de wetten van intellectuele eigendom, waaronder de Auteurswet. Alle door of namens opdrachtnemer verstrekte materialen en stukken, zoals rapporten, werkvormen, Orbis teksten, adviezen, ontwerpen, schetsen, software etc., zijn uitsluitend bestemd om te worden gebruikt door opdrachtgever en mogen niet door hem zonder voorafgaande toestemming van opdrachtnemer worden verveelvoudigd, openbaar gemaakt of ter kennis van derden gesteld worden.
Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor de door de uitvoering van de werkzaamheden toegenomen kennis voor andere doeleinden te gebruiken, voor zover hierbij geen inhoudelijke gegevens van opdrachtgever ter kennis van derden gesteld wordt gebracht.

Garantie en klachten
Opdrachtnemer geeft een ‘goed-werk-garantie’. Indien opdrachtgever niet (helemaal) tevreden is over de inspanning van opdrachtnemer en het resultaat, ontvangt opdrachtgever de investering (exclusief eventueel in rekening gebrachte administratie-, accommodatie-, reis- en verblijfskosten) geheel of gedeeltelijk terug. Zulks ter beoordeling aan Instituut Orbis.
Opdrachtgever kan tot uiterlijk 3 weken vanaf het moment van uitvoering van de laatste activiteit zoals beschreven in de opdracht, een beroep op deze garantie doen. Een verzoek hiertoe kan schriftelijk worden gedaan bij opdrachtnemer. De datum waarop het schriftelijke verzoek bij opdrachtnemer is binnengekomen geldt als verzoekdatum.
Bij langdurige trajecten wordt tussentijds geëvalueerd. Tot uiterlijk 3 weken na de evaluatiedatum kan voor de betreffende periode op bovenstaande wijze een beroep op de garantie gedaan worden.
Wanneer een beroep op de garantie gedaan wordt, zullen opdrachtgever en opdrachtnemer in eerste instantie in gesprek geraken met de intentie te komen tot een voor beide partijen bevredigende oplossing. Klachten kunnen eventueel worden voorgelegd aan de Orbis klachtencommissie bestaande uit enkele vrijgevestigde coaches – trainers, die de Orbis coach-trainer opleiding hebben afgerond.

Geldigheid van deze algemene voorwaarden
Deze algemene voorwaarden gelden per 1 januari 2008.

Geschillen
Elk geschil tussen opdrachtnemer en opdrachtgever betreffende enige overeenkomst waarop deze voorwaarden van toepassing zijn, ook die welke slechts door één der partijen als zodanig worden aangemerkt, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse burgerlijke rechter. Op alle overeenkomsten met opdrachtnemer zal steeds Nederlands recht van toepassing zijn.
Partijen wijzen eventuele (inkoop)voorwaarden van Opdrachtgever nadrukkelijk van de hand.